Uncategorized @vi

LÀM THẾ NÀO ĐỂ TRIỂN KHAI QUẢN LÝ VẬN HÀNH TÒA NHÀ CHUYÊN NGHIỆP VÀ HIỆU QUẢ

Posted on by brdadm

LÀM THẾ NÀO ĐỂ TRIỂN KHAI QUẢN LÝ VẬN HÀNH TÒA NHÀ CHUYÊN NGHIỆP VÀ HIỆU QUẢ

Hiện nay, các Công ty quản lý tòa nhà đều nhận thấy việc quản lý vận hành tòa nhà có quá nhiều nghiệp vụ dẫn đến các Ban quản lý tòa nhà thường gặp khó khăn trong việc kiểm soát toàn bộ hoạt động của Tòa nhà.

Đây là những vấn đề chung của phần lớn các Chủ đầu tư gặp phải, vậy để Quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp và hiệu quả chúng ta cần Quy chuẩn hóa mọi Quy trình quản lý vận hành tòa nhà, ứng dụngPhần mềm quản lý tòa nhà và lắp đặt các Hệ thống quản lý kỹ thuật thông minh ngay từ thời điểm thiết kế.

Trước hết, qua bài viết này, hãy cùng Công ty Cổ phần BRD Việt nam tìm hiểu Quy trình quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp cần xây dựng trên các mảng dịch vụ gì:

  • Xây dựng bộ máy Ban quản lý tòa nhà và Quản trị nhân sự
  • Quản lý Lễ tân và Chăm sóc khách hàng
  • Quản lý Vận hành hệ thống kỹ thuật
  • Quản lý dịch vụ An ninh, Vệ sinh, Cảnh quan và Cây xanh…
  • Quản lý Nhà thầu hiệu quả
  • Quản lý Ngân sách và hành chính mua sắm
  • Quản trị Rủi ro trong vận hành tòa nhà

 1. Công tác xây dựng bộ máy Ban quản lý tòa nhà và Quản trị nhân sự

Nhằm mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất, nhân sự của tòa nhà cần được tuyển dụng, đào tạo một cách bài bản và chuyên nghiệp.

  • Xây dựng bộ máy Ban quản lý tòa nhà phù hợp với quy mô từng dự án đầy đủ Chức năng nhiệm vụ, Mô tả công việc từng vị trí
  • Lên kế hoạch tuyển dụng theo Mô tả công việc, trình độ và chuyên môn phù hợp. được đào tạo và gối đào tạo đảm bảo tính liên tục. 
  • Phân bổ và quản lý nguồn nhân sự hợp lý.
  • Phối hợp giữa các bộ phận nhằm tối ưu hóa công tác quản lý.

2. Quy trình quản lý Lễ tân và Chăm sóc khách hàng

Hiện nay, các Tòa nhà thường sở hữu số lượng lớn khách hàng, cư dân thuộc các nhóm đối tượng, tầng lớp khác nhau. Vì vậy, việc quản lý Chăm sóc khách hàng đòi hỏi sự khéo léo và chuyên nghiệp nhằm tối ưu trải nghiệm của khách hàng cũng như đảm bảo công tác bảo mật thông tin trong Quản lý vận hành tòa nhà. Quy trình quản lý Lễ tân và Chăm sóc khách hàng thường bao gồm:

  • Lập danh sách khách hàng trong thời điểm hiện tại cần được quản lý và các kỹ năng xây dựng mối quan hệ với Cư dân.
  • Xây dựng Hướng dẫn thực hiện công việc Lễ tân bao gồm Đón tiếp khách hàng; Phối hợp An ninh kiểm soát ra vào; Quản lý tài sản và vệ sinh tại khu vực quản lý; Hướng dẫn Đăng ký thi công và nộp phí …
  • Xây dựng Quy trình Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp từ khi Cư dân nhận bàn giao và trong quá trình ở tại tòa nhà bao gồm Quy trình bàn giao căn hộ; Quy trình phê duyệt thiết kế, thi công căn hộ; Quy trình nghiệm thu căn hộ; Quy trình kiểm soát thi công căn hộ; Quy trình phát hành thông báo phí…

Dịch vụ lễ tân chăm sóc khách hàng của BRD Việt nam

3. Quy trình quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà

Hệ thống kỹ thuật càng hiện đại thì các công tác bảo trì kĩ thuật tòa nhà, sửa chữa và vận hành càng trở nên dễ dàng. Vì vậy, Ban quản lý tòa nhà cần xây dựng công tác quản lý vận hành tòa nhà, hệ thống kỹ thuật một cách khoa học. Quy trình này thường được thực hiện như sau: 

  • Khảo sát và chạy thử hệ thống kỹ thuật ngay khi tiếp nhận để đánh giá thực trạng của hệ thống và ra các điểm cần khắc phục.
  • Xây dựng và triển khai kế hoạch vận hành hệ thống kỹ thuật bao gồm lịch bật tắt, checklist hệ thống và các quy định cho nhân sự kỹ thuật.
  • Xây dựng và triển khai Quy trình xử lý các sự cố kỹ thuật như sự cố phòng cháy chữa cháy, cứu hộ thang máy…
  • Xây dựng và triển khai kế hoạch bảo trì phù hợp với quy chuẩn, tần suất bảo trì do hãng khuyến cáo.
  • Kiểm soát, đánh giá các nguy cơ tiềm ẩn rủi ro xảy ra trong quá trình vận hành

4. Quản lý dịch vụ An ninh, Vệ sinh, Cảnh quan và Cây xanh…

Dịch vụ An ninh, Vệ sinh và Cảnh quan, Cây xanh là một trong những dịch vụ vô cùng thiết yếu trong công tác Quản lý vận hành tòa nhà.

Thông thường, quy trình quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp sẽ được triển khai như sau: 

  • Khảo sát các hạng mục, đánh giá tình hình và xây dựng, thẩm định Phương án An ninh, Vệ sinh, Cảnh quan và Cây xanh 
  • Xây dựng các Tiêu chuẩn, nguyên tắc kiểm soát dịch vụ làm cơ sở đưa vào hợp đồng thầu và đánh giá.
  • Quản lý, kiểm soát, đánh giá định kỳ các dịch vụ An ninh, Vệ sinh, Cảnh quan và Cây xanh và các dịch vụ khác.

5. Quản lý ngân sách và hành chính mua sắm

  • Xây dựng Ngân sách hoạt động, mua sắm định kỳ và kiểm soát kế hoạch thu chi theo sát Ngân sách đã lập.
  • Quản lý công tác hành chính Ban quản lý, kiểm soát việc mua sắm, chi phí dành cho hành chính theo định mức được duyệt
  • Thiết lập Chế độ báo cáo định kỳ hàng Tháng, Quý trong Ban quản lý Tòa nhà và với Chủ đầu tư hoặc Ban quản trị

Công tác quản lý vận hành tòa nhà đòi hỏi chuyên môn, tỉ mỉ và sâu sát trong dịch vụ vì vậy để quy trình vận hành tòa nhà chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ không dễ dàng đối với các đơn vị, chủ đầu tư không chuyên. Do đó, hiện nay, hầu hết các Chủ đầu tư đều lựa chọn sử dụng dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà của các đơn vị chuyên nghiệp nhằm mang lại chất lượng tốt nhất trong công tác vận hành. 

Công ty Cổ Phần BRD Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực Nghiên cứu và Tư vấn phát triển, Khai thác kinh doanh và Vận hành đa dạng các sản phẩm bất động sản như Nhà ở, Trung tâm thương mại, Văn phòng, Trường học và Khu công nghiệp.

Trụ sở: Tầng 6 – Tòa nhà 188 Trường Chinh Phường Khương Thượng – Quận Đống Đa – Hà Nội

Website: brd.com.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/brdvietnam

Liên hệ: 0327012525

Bài viết liên quan: